Właściciele lokali użytkowych korzystający ze zwolnienia z VAT powinni zwrócić szczególną uwagę na nowe wyjaśnienia Ministerstwa Finansów oraz najnowsze interpretacje dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wynika z nich, że w wielu przypadkach wynajem lokalu przedsiębiorcy będzie wiązał się z obowiązkiem wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Dotychczas wielu wynajmujących dokumentowało czynsz oraz opłaty eksploatacyjne rachunkami albo notami obciążeniowymi. Aktualne stanowisko organów podatkowych wskazuje jednak, że takie rozwiązanie nie pozwoli ominąć obowiązków związanych z KSeF.
KSeF przy najmie lokali – od czego zależy obowiązek?
Kluczowe znaczenie ma status najemcy. Ministerstwo Finansów w zaktualizowanym Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśniło, że inne zasady obowiązują przy najmie dla konsumenta, a inne przy najmie dla przedsiębiorcy.
Najem lokalu dla osoby prywatnej
Jeżeli najemcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, wynajmujący może korzystać ze zwolnienia z VAT:
- w przypadku najmu mieszkania na cele mieszkaniowe,
- a także przy wynajmie lokalu użytkowego, o ile korzysta ze zwolnienia podmiotowego i nie przekroczy limitu sprzedaży 240 tys. zł rocznie.
W takiej sytuacji wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania faktury, nawet jeśli najemca zwróci się z takim żądaniem. Może jednak wystawić fakturę dobrowolnie – zarówno w KSeF, jak i poza systemem.
Wynika to z faktu, że faktury wystawiane dla konsumentów pozostają wyłączone z obowiązkowego KSeF.
Najem lokalu użytkowego dla przedsiębiorcy
Inaczej wygląda sytuacja, gdy najemcą jest przedsiębiorca.
Jeżeli wynajmujący korzysta ze zwolnienia z VAT ze względu na limit obrotów, a najemca zażąda wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, wynajmujący nie może odmówić jej wystawienia.
W takim przypadku – zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów – faktura będzie musiała zostać wystawiona w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Wyjątek dotyczy podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł brutto. Dla tej grupy obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Co wynika z Podręcznika KSeF 2.0?
Zgodnie ze zaktualizowanym Podręcznikiem KSeF 2.0:
- osoba fizyczna wynajmująca lokal mieszkalny lub użytkowy innej osobie fizycznej nie ma obowiązku wystawiania faktury nawet na żądanie najemcy,
- podatnik może jednak wystawić fakturę dobrowolnie – w KSeF lub poza systemem,
- jeżeli lokal użytkowy jest wynajmowany przedsiębiorcy, wynajmujący korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie najemcy,
- w takich przypadkach zastosowanie znajdzie obowiązkowy KSeF.
Dyrektor KIS: prywatny najem może być traktowany jak działalność gospodarcza
Stanowisko Ministerstwa Finansów potwierdzają również najnowsze interpretacje dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Organ wskazuje, że nawet tzw. najem prywatny może spełniać definicję działalności gospodarczej na gruncie ustawy o VAT. Nie ma przy tym decydującego znaczenia:
- brak wpisu do CEIDG,
- brak formalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej,
- ani to, czy nieruchomość stanowi środek trwały.
W praktyce oznacza to, że osoba wynajmująca lokal użytkowy przedsiębiorcy może zostać uznana za podatnika VAT zobowiązanego do wystawiania faktur.
Przykład z interpretacji KIS
Jedna z najnowszych interpretacji dotyczyła emeryta wynajmującego lokal użytkowy dwóm przedsiębiorcom.
Wnioskodawca wskazał, że:
- nie prowadzi działalności gospodarczej,
- korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT,
- nie posiada numeru NIP,
- a najem dokumentuje rachunkami oraz notami obciążeniowymi.
W interpretacji dyrektor KIS uznał jednak, że w opisanej sytuacji wynajmujący będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, co w praktyce może oznaczać również konieczność posługiwania się numerem NIP.
Stanowisko to pokazuje, że organy podatkowe bardzo szeroko interpretują obowiązki związane z KSeF przy najmie lokali użytkowych.
Podsumowanie
Osoby wynajmujące lokale użytkowe powinny już teraz przeanalizować swoją sytuację podatkową w kontekście obowiązkowego KSeF.
Dotyczy to przede wszystkim podatników:
- korzystających ze zwolnienia z VAT,
- wystawiających rachunki lub noty obciążeniowe,
- albo dokumentujących najem fakturami ze stawką „zw”.
W wielu przypadkach obowiązek wystawiania faktur w KSeF może pojawić się już od 1 kwietnia 2026 r. Warto odpowiednio wcześniej przygotować się do nowych obowiązków, aby uniknąć problemów organizacyjnych i podatkowych.
Podstawa: interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG
Zapraszam Cię do kontaktu, jeżeli masz wątpliwości lub dodatkowe pytania
KONTAKT