Wprowadzenie
Wystawienie faktury nie zawsze oznacza, że należność zostanie uregulowana.
W praktyce gospodarczej często zdarzają się sytuacje, w których kontrahent opóźnia się z zapłatą, unika kontaktu lub kwestionuje zasadność wystawionego dokumentu.
Warto więc zadbać o to, by jeszcze przed rozpoczęciem współpracy zminimalizować ryzyko braku zapłaty. Odpowiednie zapisy umowne i właściwa reakcja na pierwsze oznaki problemu, mogą skutecznie ochronić przedsiębiorcę przed stratami.
💬 1. Umowa to podstawa – i Twoje najlepsze zabezpieczenie
Każda współpraca, nawet z dobrze znanym klientem, powinna być potwierdzona pisemną umową.
Nie musi to być rozbudowany dokument – ważne, by precyzyjnie określał:
- termin zapłaty, najlepiej wskazany konkretną datą,
- sposób płatności, np. przelew na rachunek firmowy,
- wysokość odsetek za opóźnienie (można wskazać ustawowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych),
- zasady naliczania kar umownych,
- prawo wstrzymania się z wydaniem efektów pracy lub towaru do czasu uregulowania należności.
Tak skonstruowana umowa jest nie tylko podstawą do ewentualnych roszczeń, ale również działa prewencyjnie – kontrahent, widząc profesjonalne zapisy, zwykle podchodzi do współpracy z większą odpowiedzialnością.
💡 2. Dowody współpracy – czyli Twoje zabezpieczenie procesowe
Brak pisemnej umowy nie oznacza, że nie można dochodzić zapłaty, jednak w takim przypadku kluczową rolę odgrywają dowody.
Warto zachowywać wszelką korespondencję – maile, wiadomości SMS, potwierdzenia przesłania ofert, zleceń czy zaakceptowanych warunków współpracy.
W sporze sądowym często to właśnie te dokumenty potwierdzają istnienie zobowiązania i jego wysokość.
💸 3. Faktura nie wystarczy – reaguj od razu na opóźnienia
Faktura jest jedynie potwierdzeniem wykonania zobowiązania, ale nie stanowi narzędzia przymusu.
Jeśli termin płatności został przekroczony, należy niezwłocznie przypomnieć klientowi o obowiązku zapłaty, a w razie braku reakcji – wysłać wezwanie do zapłaty.
Profesjonalne wezwanie, wysłane przez kancelarię, często wystarcza, by kontrahent uregulował należność bez dalszych kroków prawnych.
Warto również pamiętać, że po upływie terminu płatności można naliczyć:
- odsetki ustawowe za opóźnienie,
- ryczałtową rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 zł. – w zależności od wartości długu, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
⚖️ 4. Gdy klient nadal nie płaci – dostępne rozwiązania prawne
Jeżeli mimo wezwań dłużnik nie reguluje należności, istnieje kilka możliwych działań:
- Wezwanie przedsądowe – formalne pismo wzywające do zapłaty pod rygorem skierowania sprawy do sądu.
- Postępowanie upominawcze (EPU) – szybka i tańsza procedura elektroniczna w sprawach bezspornych.
- Pozew w postępowaniu sądowym – właściwy, gdy dłużnik kwestionuje istnienie długu lub gdy sprawa wymaga dowodów osobowych.
W określonych przypadkach możliwe jest również zabezpieczenie roszczenia, co pozwala uniknąć sytuacji, w której dłużnik zdąży ukryć lub wyzbyć się majątku.
🧭 5. Zapobiegaj, zanim będzie trzeba odzyskiwać
Weryfikacja kontrahenta, starannie przygotowana umowa i szybka reakcja na pierwsze opóźnienia to najprostsze sposoby, by uchronić firmę przed utratą płynności finansowej.
Współpraca z prawnikiem już na etapie zawierania umowy jest znacznie tańsza i mniej stresująca niż późniejsze dochodzenie należności w sądzie.
📞 Potrzebujesz wsparcia?
Moja Kancelaria oferuje kompleksową pomoc w zakresie:
- przygotowywania i opiniowania umów handlowych,
- dochodzenia należności od kontrahentów,
- prowadzenia postępowań egzekucyjnych.
Jeśli masz problem z nierzetelnym klientem lub chcesz zabezpieczyć się na przyszłość – zapraszam do kontaktu.
👉 Skontaktuj się z kancelarią → KONTAKT
KONTAKT