Nowa ustawa o ochronie sygnalistów – co warto wiedzieć?

Ustawa o sygnalistach opublikowana

24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Prezydent podpisał ustawę 19 czerwca 2024 r.

Ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 25 września 2024 r. Wyjątkiem są przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

W ostatnich latach w Polsce i na świecie obserwujemy rosnące znaczenie działań mających na celu ochronę sygnalistów – osób, które decydują się ujawnić nieprawidłowości w miejscu pracy, zwłaszcza te dotyczące naruszenia prawa. Polska nowa ustawa o ochronie sygnalistów, uchwalona w 2023 roku, wprowadza szereg zmian mających na celu ochronę takich osób. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze założenia tej ustawy oraz jej znaczenie dla przedsiębiorców i pracowników.

Kim są sygnaliści?

Sygnaliści (ang. whistleblowers) to osoby, które decydują się na zgłoszenie informacji o naruszeniach prawa, nieprawidłowościach lub działaniach zagrażających interesom publicznym, które zauważyli w swoim miejscu pracy. Zgłoszenia mogą dotyczyć m.in. korupcji, łamania prawa pracy, naruszania praw człowieka, ochrony środowiska, a także bezpieczeństwa produktów.

Do tej pory w Polsce brakowało jednoznacznych przepisów, które kompleksowo chroniłyby takie osoby. Sygnaliści często spotykali się z represjami, takimi jak mobbing, zwolnienia z pracy, a nawet postępowania dyscyplinarne. W odpowiedzi na to Unia Europejska wprowadziła dyrektywę, która zobowiązała państwa członkowskie, w tym Polskę, do wprowadzenia odpowiednich przepisów chroniących sygnalistów.

Nowa ustawa – kluczowe założenia

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów, uchwalona w grudniu 2023 roku, ma na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości, jak i ich wsparcie w procesie zgłaszania naruszeń. Oto najważniejsze założenia ustawy:

1. Obowiązek wprowadzenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń
   Przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników są zobowiązane do stworzenia procedur zgłaszania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów. Mają one na celu umożliwienie bezpiecznego przekazywania informacji o nieprawidłowościach w sposób anonimowy lub poufny.
2. Ochrona przed represjami
   Ustawa wprowadza zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalistów, takich jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia czy pogorszenie warunków pracy. Pracodawcy nie mogą podejmować działań mających na celu ukaranie sygnalistów za ujawnienie nieprawidłowości.
3. Prawo do odszkodowania
   W przypadku, gdy sygnalista zostanie poddany represjom ze strony pracodawcy, ustawa przewiduje możliwość dochodzenia roszczeń o odszkodowanie. Pracownik może żądać rekompensaty za szkody poniesione w wyniku działań odwetowych.
4. Trzy kanały zgłaszania naruszeń
   Sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości za pomocą trzech różnych kanałów:
   • wewnętrznego (w ramach przedsiębiorstwa lub instytucji),
   • zewnętrznego (do organów państwowych lub organizacji nadzorczych),
   • ujawnienia publicznego (np. do mediów) – w szczególnych przypadkach, gdy inne drogi nie były skuteczne lub stanowiły zagrożenie.
5. Zakres ochrony
   Ustawa obejmuje ochroną zarówno pracowników, jak i inne osoby związane z firmą, takie jak współpracownicy, osoby samozatrudnione, praktykanci czy wolontariusze. Ochrona obejmuje również osoby, które udzielają sygnalistom wsparcia w procesie zgłaszania nieprawidłowości, np. adwokatów czy związkowców.
6. Obowiązki pracodawców
   Pracodawcy są zobowiązani nie tylko do stworzenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości, ale również do informowania pracowników o ich prawach związanych z ochroną sygnalistów. Pracodawcy, którzy nie spełnią wymogów ustawy, mogą zostać ukarani grzywną, karą ograniczenia wolności, a w niektórych przypadkach – karą pozbawienia wolności.

Znaczenie ustawy dla przedsiębiorców

Wprowadzenie nowej ustawy wiąże się z koniecznością dostosowania polityki wewnętrznej firm do nowych wymogów prawnych. Przedsiębiorstwa muszą nie tylko opracować odpowiednie procedury zgłaszania nieprawidłowości, ale również zadbać o ich efektywne wdrożenie oraz zapewnić sygnalistom bezpieczeństwo.

Kluczowym elementem jest edukacja pracowników, tak aby wiedzieli, w jaki sposób zgłaszać nieprawidłowości oraz jakie prawa im przysługują. Ponadto firmy muszą odpowiednio przeszkolić osoby odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszeń, aby zagwarantować ich profesjonalne i bezstronne podejście do sprawy.

Ochrona sygnalistów w praktyce

Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów to ważny krok w kierunku budowania przejrzystości i uczciwości w polskich przedsiębiorstwach. Dzięki tym przepisom osoby zgłaszające nieprawidłowości mogą czuć się bezpieczniej i bardziej chronione przed represjami. Z perspektywy społeczeństwa ustawa ta może przyczynić się do zwiększenia świadomości na temat korupcji, nadużyć i innych naruszeń prawa w miejscach pracy.

Kluczowe kwestie pozostawione przez dyrektywę 2019/1937 do decyzji państw członkowskich

Z punktu widzenia przedsiębiorców kluczowe kwestie pozostawione przez dyrektywę 2019/1937 do decyzji prawodawcy krajowego obejmują:

Przepisy dyrektywy 2019/1937	Ustawa o ochronie sygnalistów
możliwość rozszerzenia zakresu ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w odniesieniu do dziedzin lub aktów nieobjętych zakresem dyrektywy (art. 2 ust. 2)	W stosunku do zakresu wynikającego z art. 2 ust. 1 dyrektywy 2019/1937 ustawa o ochronie sygnalistów rozszerza pojęcie „naruszenia prawa” na:– korupcję,– interesy finansowe Skarbu Państwa RP i jednostek samorządu terytorialnego,– konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela, występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej, a niezwiązane z innymi dziedzinami wymienionymi w art. 3 ust. 1 u.o.s. (art. 3 ust. 1)
	Ustawa umożliwia też wprost dopuszczenie w procedurze zgłoszeń wewnętrznych zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniach regulacji wewnętrznych obowiązujących w organizacji lub standardów etycznych, które ustanowiono na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i które są zgodne z tymi przepisami (art. 3 ust. 2).Co ważne, w art. 25 ust. 2 u.o.s., który określa, jakie elementy może zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych (są to elementy nieobowiązkowe), ustawa posługuje się zwrotem „w szczególności”. Zwrot ten wskazuje na otwarty, przykładowy charakter wyliczenia, co prowadzi do wniosku, że przedsiębiorcy i inne podmioty prawne zobligowane do ustanowienia procedury wewnętrznej mogą rozszerzać zakres informacji zgłaszanych przez sygnalistów na inne, niewymienione w ustawie (art. 2 ust. 1), dziedziny regulacji
Ustanowienie obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych w ramach procedur zgłoszeń wewnętrznych i zgłoszeń zewnętrznych (art. 6 ust. 2)	Polski ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie obowiązku przyjmowania zgłoszeń dokonanych anonimowo. Decyzję w tym zakresie pozostawia podmiotom zobowiązanym do przyjęcia procedur wewnętrznych oraz Rzecznikowi Praw Obywatelskich i organom publicznym właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych (art. 7 ust. 1).Polskie przepisy zawierają też stosowne wyłączenia – niektóre obowiązki ustawowe nie mają zastosowania w przypadku zgłoszeń anonimowych (art. 7 ust. 3, art. 25 ust. 1 pkt 5 i 7 in fine, art. 51 ust. 1 in fine). Wynika to z dostrzeżonych przez ustawodawcę praktycznych różnic w postępowaniu ze zgłoszeniami anonimowymi w stosunku do zgłoszeń dokonanych z podaniem danych do kontaktu. Brak danych kontaktowych powoduje m.in. brak możliwości udzielenia sygnaliście informacji zwrotnej (choć niektóre dostępne narzędzia do obsługi systemów whistleblowingowych posiadają takie funkcjonalności – sygnalista może sprawdzić status zgłoszenia i otrzymać informację zwrotną, posługując się jednorazowym kodem, generowanym przez system przy dokonywaniu anonimowego zgłoszenia).Ustawa wymaga przy tym, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych – nawet jeśli organizacja nie zdecyduje się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych – wyraźnie określała tryb postępowania z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo (art. 25 ust. 1 pkt 4)
Nałożenie obowiązku ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa na podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające mniej niż 50 pracowników (art. 8 ust. 7)	Ustawa nie zobowiązuje organizacji, które zatrudniają poniżej 50 osób, do ustanowienia wewnętrznej procedury zgłoszeń. Wyraźnie pozostawia tę kwestię do decyzji takich podmiotów, przewidując, że mogą one – ale nie muszą – przyjąć wskazaną procedurę (art. 24 ust. 1).W praktyce oznacza to, że w braku procedury zgłoszeń wewnętrznych osoby zatrudnione w wymienionych podmiotach będą mogły dokonać wyłącznie zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego właściwego organu. W takim przypadku nie można też wykluczyć, że dokonają zgłoszenia wewnętrznego, jednak nie do organizacji, która ich zatrudnia, ale za pośrednictwem kanałów udostępnianych przez podmioty, z którymi organizacja zatrudniająca pozostaje w relacji biznesowej (tj. działając jako „osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy”, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 8 u.o.s.). Pracownicy najmniejszych podmiotów, które – w braku takiego obowiązku – nie ustanowią wewnętrznej procedury zgłoszeń, nie muszą też korzystać z procedury wewnętrznej przed dokonaniem ujawnienia publicznego (w trybie przewidzianym w art. 51 ust. 1 pkt 1 u.o.s.). Wystarczy, że dokonają zgłoszenia zewnętrznego i spełnione zostaną warunki określone w art. 51 ust. 1 pkt 2 u.o.s., albo że ziszczą się przesłanki określone w art. 51 ust. 2 u.o.s.
Możliwość przyznania sygnalistom środków pomocy finansowej i wsparcia, w tym psychologicznego, w toku postepowania sądowego (art. 20 ust. 2)	Polski ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie do ustawy mechanizmów udzielania sygnalistom środków pomocy finansowej i wsparcia (w tym psychologicznego) w toku postępowania sądowego.Ustawa przewiduje jednak, że – na wniosek sygnalisty – organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych w efekcie dokonanego przez niego zgłoszenia zewnętrznego ma obowiązek wydania zaświadczenia potwierdzającego, że sygnalista podlega ochronie (art. 38 u.o.s.). W praktyce sygnalista może posłużyć się zaświadczeniem „w obronie” przed działaniami odwetowymi albo w razie zetknięcia się z próbą lub groźbą takich działań.Jak jednak zastrzeżono w uzasadnieniu do projektu ustawy o ochronie sygnalistów, „bez względu na tę okoliczność, w żadnym wypadku zaświadczenie nie stanowi źródła bezterminowej ochrony sygnalisty. Wskazać bowiem należy, że zaświadczenie wydawane jest według stanu wiedzy organu na datę jego wydania i cieszy się w tym zakresie domniemaniem prawdziwości, ale jest to domniemanie wzruszalne. Oznacza to w szczególności, że jeśli w późniejszym czasie zostanie wykazane, że sygnalista nie spełnia przesłanek określonych w art. 6 projektowanej ustawy, nie będzie przysługiwać mu ochrona, bez względu na treść uprzednio wydanego zaświadczenia” (X kadencja, druk sejm. nr 317).

Podsumowanie

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce wprowadza istotne zmiany, które mają na celu zapewnienie skutecznej ochrony dla osób ujawniających nieprawidłowości. Pracodawcy muszą dostosować swoje procedury do nowych wymagań, a pracownicy mogą czuć się bezpieczniej, wiedząc, że przepisy chronią ich przed działaniami odwetowymi. To krok naprzód w budowaniu etycznych standardów w polskim biznesie i administracji.

Zapraszam Cię do kontaktu, jeżeli masz wątpliwości lub dodatkowe pytania, bądź potrzebujesz regulaminu dla swojego przedsiębiorstwa KONTAKT